PRAWNO TECHNOLOGICZNY BIULETYN E-ADMINISTRACJI

• Wstęp
• Rozdział I
• Rozdział II
• Rozdział III
• Rozdział IV
• Rozdział V

I. Komunikacja obywatela z administracją - ePUAP, Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Kodeks postępowania administracyjnego

WPROWADZENIE:

Urzeczywistnianie koncepcji elektronicznej administracji to zespół działań technicznych i prawnych, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania administracji publicznej poprzez jej informatyzację. Elementem tego procesu jest wypracowanie metod i sposobów komunikacji obywatela z podmiotami publicznymi z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Narzędzia informatyczne muszą być przygotowane w taki sposób, aby ta komunikacja była skuteczna prawnie, tj. by czynności dokonywane w świecie wirtualnym wywoływały zamierzone konsekwencje prawne (skuteczne złożenie pisma, wniosku itp.). W konstruowaniu tych procesów i relacji często dochodzi także do zjawiska odwrotnego – wskutek wykorzystania określonych technik informatycznych, to przepisy są modyfikowane w taki sposób, by zapewniając bezpieczeństwo, umożliwiać dalszy rozwój e-administracji. Niniejszy artykuł ma na celu podsumowanie aktualnego stanu prawnego w zakresie sposobów komunikacji obywatela z podmiotami publicznymi, szczególnie w świetle najnowszego rozporządzenia dotyczącego m.in. dokumentów elektronicznych.

KODEKS POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO:

Podstawowym aktem prawnym, który reguluje procedurę załatwiania spraw pomiędzy obywatelem a podmiotami publicznymi jest ustawa – Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960r. (Dz.U.00.98.1071 j.t. z późn. zm.) [dalej: „KPA”]. Generalną zasadą załatwiania spraw wyrażoną w KPA (art. 14 §1) jest to, że należy je załatwiać:

1. w formie pisemnej, lub
2. w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne (Dz.U.05.64.565 z późn. zm.) [dalej:„Ustawa o informatyzacji”].

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej może nastąpić zarówno w relacji organ administracji publicznej – obywatel, jak i w relacji obywatel – organ administracji publicznej. Doręczanie dokumentów elektronicznych obywatelowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.02.144.1204 z późn. zm.) jest możliwe tylko wtedy, gdy strona lub uczestnik postępowania:

1. wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie, lub
2. wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.

Potwierdzenie doręczenia pisma następuje poprzez podpisanie urzędowego poświadczenia odbioru z wykorzystaniem:

1. kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.),
2. zaufanego profilu elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP),
3. wykorzystanie innej technologii, o której mowa w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników (Dz.U.11.93.545).

Z drugiej strony, doręczenie dokumentu w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego jest możliwe zawsze, tj. bez konieczności uzyskiwania zgody podmiotu publicznego na doręczenie (chyba, że ustawa wprost przewiduje inaczej, co jest raczej wyjątkiem od zasady niż regułą), na zasadach określonych w Ustawie o informatyzacji – za pośrednictwem tzw. elektronicznej skrzynki podawczej tegoż podmiotu. Ponadto, podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) obywatel powinien uwierzytelnić w jeden z trzech wyżej wskazanych sposobów, a organ jest obowiązany potwierdzić jego wniesienie przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Na ważny element procesu komunikacji obywatela z administracją zwraca także uwagę Zbigniew Krupa –Menedżer Projektów ICT w Szczecińskim Parku Naukowo – Technologicznym sp. z o. o. Po nowelizacji art. 220 KPA, organ administracji publicznej nie może bowiem żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jeżeli są one – między innymi – możliwe do ustalenia na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach Ustawy o informatyzacji. Istotnym jest zatem obecnie, by dostęp do takich rejestrów był zagwarantowany i organy administracji w praktyce z niego korzystały.

DOKUMENT ELEKTRONICZNY:

Jak wynika z powyższego przedstawienia, KPA posługuje się terminem dokument elektroniczny, jednakże go nie definiuje i w tym zakresie odsyła do Ustawy o informatyzacji. Zgodnie z art. 3 pkt 2 tej ustawy, dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Kwestie dotyczące wzorów dokumentów elektronicznych zostały uregulowane w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych(Dz.U.11.206.1216), które weszło w życie 30 października 2011r. [dalej: „Rozporządzenie”]. Rozporządzenie to zastąpiło łącznie trzy inne rozporządzenia:

1. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych – wydanego na podstawie art. 39[1] § 2 KPA,
2. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym – wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 Ustawy o informatyzacji,
3. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej - wydanego na podstawie art. 58 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym.

Dodać należy, iż definicja dokumentu elektronicznego w Ustawie o informatyzacji i jej doprecyzowanie w Rozporządzeniu ma szczególnie istotne znaczenie, gdyż do niej odsyłają praktycznie wszystkie akty prawne prawa publicznego związane z elektronizacją administracji.
Zgodnie z zapisami Rozporządzenia, pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w następujących formatach danych: