PRAWNO TECHNOLOGICZNY BIULETYN E-ADMINISTRACJI

• Wstęp
• Rozdział I
• Rozdział II
• Rozdział III
• Rozdział IV
• Rozdział V
• Rozdział VI
• Rozdział VII

II. Elektroniczne metryki spraw

W dniu 7 marca weszło w życie Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. 2012.250) [dalej: „Rozporządzenie”], Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 66a § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) [dalej: „KPA”] i określa wzór metryki sprawy zakładanej w aktach sprawy prowadzonej na podstawie przepisów KPA, a także sposób prowadzenia takiej metryki.

Przepisy Rozporządzenia oraz KPA przewidują, że metryka jest prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej, bieżąco aktualizowana, oraz że jest obowiązkową częścią akt sprawy wraz z dokumentami sprawy. Taka metryka zostanie założona przez urzędnika, który otrzymał sprawę do załatwienia. Zostanie ona wydrukowana i dołączona do dokumentacji. Będzie to przykładowo ustalenie zobowiązania w podatku od nieruchomości. W polu rodzaj podjętej czynności wskaże, czy sporządził dokument, przyjął go do realizacji, zaakceptował bądź odrzucił. W metryce sprawy powinny być odnotowane wszystkie podejmowane czynności z wyłączeniem technicznych, jak drukowanie dokumentu, przygotowanie do wysłania, kopertowanie.

Rozporządzenie określa metrykę sprawy prowadzonej w systemie teleinformatycznym oraz prowadzoną poza takim systemem.

1. W pierwszym przypadku metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający:
   • oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);
   • tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);
   • datę dokonanej czynności;
   • określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko);
   • określenie podejmowanej czynności;
   • wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.
   Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji danych, o których mowa w ust. 1, to za metrykę sprawy uważa się te dane
2. W drugim przypadku metrykę sporządza się w formie tabeli załączonej do Rozporządzenia, poprzez odnotowanie w niej poszczególnych czynności w sprawie. Tabelę załączoną do Rozporządzenia można wypełnić ręcznie a także w sposób elektroniczny dołączając jej wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby.

Na zakończenie należy wspomnieć jeszcze o komplementarnym – do Rozporządzenia w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy – rozporządzeniu. Chodzi mianowicie o Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki spraw jest wyłączony (Dz. U. 2012.269) [dalej: ,,Rozporządzenie o wyłączeniach”], które weszło w życie 13 marca 2012 r. i zostało wydane na podstawie art. 66a § 5 KPA. KPA w art. 66a stanowi, że w aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej. Rozporządzenie o wyłączeniach określa rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

Wykaz ustaw stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony, jest określony w załączniku nr 1 do Rozporządzenia o wyłączeniach i zawiera 128 ustaw.
Wykaz aktów stanowionych przez organy Unii Europejskiej stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony, jest określony w załączniku nr 2 do Rozporządzenia o wyłączeniach i zawiera 5 rozporządzeń unijnych.

Wykaz rozporządzeń stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony, jest określony w załączniku nr 3 do Rozporządzenia o wyłączeniach i zawiera 27 polskich rozporządzeń.

Wyłączenie obowiązku prowadzenia metryki sprawy odnosi się także do akt postępowań odwoławczych, zażaleniowych oraz postępowań, o których mowa w art. 145, 154, 155, 156, 161, 162 i 163 KPA, które dotyczą spraw rozpatrywanych przez organ pierwszej instancji na podstawie przepisów zawartych w wykazach aktów prawnych w załącznikach do Rozporządzenia.